Att hantera skyddade personuppgifter kräver extra omsorg och säkerhet.
I denna FAQ beskriver vi hur iBIS stödjer registrering och vilka rutiner som gäller för att skydda individens integritet i alla led.
Frågor och svar om skyddade personuppgifter
Har iBIS stöd för registrering av personer med skyddade personuppgifter?
Ja, via en särskild rutin som hanteras av en person i vår kundtjänst.
Föreningen eller vårdnadshavare kontaktar Kundtjänst, som återkopplar via telefonsamtal (inte e‑post) för att säkerställa identiteten och gå igenom ärendet.
Därefter skapas ett separat, tekniskt personnummer för iBIS‑bruk.
Det verkliga personnumret lagras endast i ett fysiskt separat, spärrat pappersregister i en pärm hos oss och kopplas inte till iBIS. Vid t ex ett försäkringsärende verifierar vi bara licensen mot försäkringsbolaget.
Den tekniska identiteten används i alla iBIS‑flöden (licens, lagtrupp m.m.).
Kan registrering ske så att personnummer/adress inte är synliga för ledare och administratörer på lagnivå?
Ja, i den här hanteringen används ovan nämnda tekniska identitet i iBIS, se tidigare fråga om iBIS har stöd för registrering av skyddade personuppgifter.
På lagnivå exponeras endast personnummer för den person som är utsedd av föreningen att ha GDPR-behörighet. I matchprotokoll/laguppställningar visas namn och födelsedata (”Född”), inte personnummer eller adress etc.
Finns det dokumenterade riktlinjer eller rekommendationer för föreningar?
Ja, vi rekommenderar föreningen att följa RFs riktlinjer. Ta kontakt med ert RF Sisu-distrikt för mer info.
Hur säkerställs att personen inte syns i publika sammanhang (matchprotokoll, laguppställningar etc.)?
Vi använder flera skyddsnivåer:
- Dataminimering i utskrifter/visningar – som nämnts ovan redovisar matchprotokollet namn och födelsedata, inte personnummer/adress.
- Separat teknisk identitet – den publika närvaron i iBIS kopplas till den tekniska identiteten.
- Mediapublicering/streaming – om laget sänder via Innebandy Play finns det möjlighet att "stänga av filmning/sändningen" på lagnivå när skyddsskäl finns, samt att ta bort material på begäran.
Teknisk funktion är förberedd i iBIS men är inte implementerad hos Solidsport än.
Fram till dess måste föreningen/laget kontakta Solidsport och framföra begäran om att lagets hemma-/bortamatcherna inte ska sändas. Inget skäl behöver anges.
Så här gör ni – steg för steg
- Kontakta Kundtjänst och ange att ärendet gäller skyddade personuppgifter. Ni blir eventuellt uppringda för säker identifiering och fortsatt hantering.
- Registrering i iBIS sker av oss med teknisk identitet. Ni får besked när spelaren kan kopplas till laget.
- Publik hantering – säkerställ internt att ingen extern delning (egna hemsidor/sociala medier) exponeras; vid streaming följ våra rekommendationer ovan.
