Samtlig administration hanteras genom den personliga inloggningen i iBIS.

Detta får tidigast ske klockan 12.00 fredagen innan matchhelg, alternativt 24 timmar innan matchstart vid vardagsmatcher. 

Denna tidsfrist finns för att båda föreningarna ska ges möjlighet att registrera en så korrekt trupp som möjligt till matchen.

Ansvaret åvilar alltid hemmalaget (arrangörsföreningen) att protokoll finns att tillgå, men varje enskild ledare rekommenderas att ha ett protokoll med sig utifall att den digitala versionen mot förmodan fallerar.

Om en trupp ej registrerats i iBIS till matchen alternativt att förändringar behöver göras i en trupp på redan utskrivet protokoll görs den förändringen för hand direkt på pappersprotokollet. Därefter kontrollerar ledare från respektive lag protokollet, och godkänner detsamma med en signatur.

Under matchen fylls protokollet i av sekretariatet i enlighet med domarnas direktiv. (Ej på blå nivå)
I de serier där även händelserapportering skall genomföras (se nedan) kan detta även göras fortlöpande under matchens gång.

Vid färdigspelad match kontrollerar inledningsvis protokollföraren protokollet och godkänner därefter detsamma med en signatur. Sedan gör domarna detsamma och medtar därefter protokollet.

Domarna är sedan ansvariga för protokollet, och skickar det endast vidare till Stockholms Innebandyförbund om en specifik begäran görs av det aktuella protokollet.

Hemmalaget är ansvarigt för att registrera resultat i iBIS. I serier där krav på händelserapportering finns åvilar även det ansvaret på hemmalaget. Det ska ske senast 8 timmar efter färdigspelad match, med undantag av damer division 1 samt herrar division 2, där det ska ske senast 2 timmar efter färdigspelad match.

För de föreningar som ej har möjlighet att rapportera händelser samtidigt som de sker rekommenderas att man antingen för dubbla protokoll, och/eller skriver ner samtliga händelser som ska rapporteras på ett enskilt papper alternativt kopierar eller fotograferar det godkända protokollet.

Nedan gäller för respektive nivå:

Grön nivå
I gröna serier används inte digitalt matchprotokoll, resultat eller händelserapportering.

Blå nivå
I blåa serier används inte resultat och händelserapportering.
för rapportering av resultat utan händelser. 

Röd nivå
I röda serier används frivillig händelserapportering.
 för rapportering av resultat utan händelser.

Junior, senior & Veteran
 för rapportering av resultat och händelser.