VästmanlandsInnebandyförbund har ett verksamhetsår som sträcker sig från 1 maj till 30 april. Årsmötet hålls vanligen i juni-augusti varje år.

Tidpunkt och kallelse

Distriktsårsmötet, som är VIBF:s högsta beslutande organ, hålls årligen före utgången av augusti månad på dag, som VIBF -styrelse bestämmer.

Kallelse till Distriktsårsmötet jämte förslag till föredragningslista skall av VIBF:s styrelse senast fyra veckor före mötet tillställas föreningarna. Förslag om stadgeändring eller annat förslag av väsentlig betydelse för VIBF eller dess föreningar skall utsändas tillsammans med kallelsen.

Verksamhets- och förvaltningsberättelser, revisorernas berättelser, verksamhetsplan med budget samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande skall finnas tillgängliga för föreningarna senast två veckor före Distriktsårsmötet. I kallelsen skall anges var dessa handlingar finns tillgängliga.

Förslag till ärenden att behandlas Distriktsårsmötet
Förslag till ärenden att behandlas vid Distriktsårsmötet skall vara VIBF:s styrelse tillhanda senast sex veckor före mötet. Rätt att inge förslag tillkommer VIBF tillhörande röstberättigad förening.

Sammansättning och beslutförhet
Distriktsårsmöte består av ombud för föreningar inom distriktet. Förening får utse högst två ombud, vilka skall vara röstberättigade medlemmar i föreningen.

Ombud får representera endast en förening och får inte vara ledamot av VIBF:s styrelse. Distriktsårsmöte är beslutsmässigt med det antal ombud, som efter kallelse i vederbörlig ordning deltar i mötets beslut.

Rösträtt
Rösträtten vid Distriktsårsmöte bestäms genom röstlängd som har upprättats av Svenska Innebandyförbundets styrelse att gälla från och 1 maj till och med 30 april.

Röstlängden upptar de föreningar som senast den 1 mars har fullgjort sina stadgeenliga förpliktelser mot Svenska Innebandyförbundet samt de förpliktelser mot VIBF som kan ha beslutats av Distriktsårsmötet. Röstlängden gäller oförändrad till dess ny röstlängd har tillställts VIBF.

Varje röstberättigad förening har en röst.

Om förening deltar i mötet med två ombud och förfogar över endast en röst, utövas rösträtten av det ena ombudet. Förfogar förening över fler än en röst (gäller i de fall SF utökat antalet röster enligt ovan), äger föreningen bestämma rösternas fördelning mellan ombuden. Förening skall inge fullmakt för sina ombud. I fullmakten skall om-buds rätt att utöva föreningens rösträtt anges.